E) Administratie van het kantoor
Als gekeken wordt naar de benodigde administratie van het huren van een kantoor, dan wordt er tijd verbruikt, die eveneens meegerekend moet worden als uiteindelijk de totale kosten voor kantoorhuur berekend moet worden.
Deze kostenpost is echter verhoudingsgewijs vrij klein, aangezien deze post werk omvat die elementen uit de overige categorieën ondersteunen. De kosten uit deze categorie omvatten dan ook de loonkosten die berekend worden voor zowel de administratie, planning van inkopen, als het uitgevoerde onderhoud aan het gehuurde immo kantoor.
Zelfs als men geen eigen conciërge of facility manager heeft, dan zijn er meerdere taken die direct verband houden met de administratie van de huur van een kantoor, die moeten worden gedaan door iemand van de onderneming. Dit kan een specifieke assistent zijn, maar in kleinere ondernemingen ook de eigenaar zelf.
Als bijvoorbeeld het kopieer/faxapparaat kapot is gegaan, of als de internetverbinding niet werkt, dan moet gewoonlijk een monteur of de leverancier worden gecontacteerd. Er moet gebeld worden naar een service-hotline, afspraken gemaakt worden voor een evt. bezoek van monteur, of als er een fout in het alarmsysteem is, of problemen met de schoonmaak van het kantoor. Dit alles vergt tijd en veel moeite.
Het loon dat verbonden is aan dit werk en de tijd die men kwijt is hieraan is moet dan ook meegerekend worden, wanneer uiteindelijk de totale kosten van de huur van het kantoor immo wordt berekend.